整理是一種娛樂,也是展現精準美學的不二途徑

2017/05/29 | | 木馬文化

整理有三個層次,從有形的空間、資訊整理,到無形的思考整理,漸進式的提供依循的邏輯脈絡,並觸類旁通到無形的思唯想法,活化創意思考。

活躍於日本當前廣告設計界的創作鬼才佐藤可士和對於「整理」有非常精闢的見解,小自公事包、辦公桌、工作環境的整理,到曾經著手過的知名設計案例,如麒麟極生啤酒、國立新美術館、UNIQLO⋯等。對他來說,整理是一種娛樂,同時也是呈現精準美學的不二途徑。

在《佐藤可士和の超級整理術》一書中,他以自身的經驗來說明,將「整理」分為三個層次,從有形的空間、資訊整理,到無形的思考整理,漸進式的提供我們「超整理術」所依循的邏輯脈絡,一但能自有形的空間中來實踐「整理」,接著便可觸類旁通到無形的思唯想法,運用實際的整理技巧來釐清問題、發現本質、進而尋找解決的方法⋯

圖片來源=木馬文化

創造最佳的辦公桌環境

一旦決定物品的固定位置 就變得容易掌握

接著來談談辦公桌的話題。對於東西總是亂成一團的人或許有些沉重,首先請試著回歸最核心的前提。

「桌子是用來做什麼的場所?」

沒錯,正是工作的場所。既非用來放置物品,亦非倉庫。是故,基本上最理想的狀態是桌面沒有任何東西。非擺在桌面上不可的東西,大概就屬電話和電腦吧?其他頂多放置當下要用的物品,養成工作一結束就收拾乾淨的習慣。如此一來,就能夠像壽司店的櫃台,隨時保整齊清潔的狀態。猶如壽司師傅切好餡料、捏好壽司、送到饕客前面之後,就立刻擦拭櫃台的工作模式。

所以,必須要決定每件物品的固定位置,請各位銘記在心。例如:第一層抽屜的前面擺筆,第二層放置最新案件的資料等等。一旦養成這種習慣,不但可以保持桌面整潔,亦能掌握所有物品的位置。

其次,東西過多而無法放進固定位置時的對策也很重要。比方說筆筒擺不下的時候,如果將多餘的筆放進其他抽屜,東西只會繼續增加。重點是不能讓東西侵入其他空間,必須將總量限制在固定位置的範圍內。一旦超量,就重新檢視、整理,隨時保持能夠收納於固定位置的分量。倘若用「敷衍了事」的態度放到其他地方,東西將宛如水壩崩塌般一發不可收拾。請保持堅定的意志,萬萬不能讓物品分量超出固定位置。

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舉棋不定時,請比較功能類似之物

說起容易超出收納容量的東西,首先就屬文具類,例如筆。關於收納位置,假如辦公桌抽屜有放筆的拖盤,當然就是首選。因為必須盡可能確保作業場所的寬敞,我較不建議在桌面放置筆筒。抽屜的拖盤應該可以容納七、八枝筆,若不是從事插畫一類的特殊職業,這個數量足以應付所需。

話雖如此,筆這種文具不知為何很容易增加。所以,就跟公事包一樣,必須進行更新(Update)。不同於公事包,筆無須天天檢查,一個月一次即可。例如將每個月第一個星期一定為「更新日」,執行將更加確實。

進行整理時,請從拖盤取出所有筆,擺在桌面上。黑色原子筆五枝、自動鉛筆三枝⋯⋯一旦發現相同種類的東西,就只保留其中一枝。常用的筆大概就是那幾枝,其他則請設定優先排序。「哪些筆是目前工作真的用得到的?」只要認真詢問自己,定能將數量減少至個位數。

‧Staedtler製圖自動鉛筆。
‧Mont Blanc藍色鋼筆。
‧Lamy紅色鋼筆。
‧Sharpie黑色麥克筆。

以我的情況來說,平常用的大概就是這幾枝。至於它們的用途,Staedtler的自動鉛筆用於修正設計草稿,零點五的細筆芯非常適合細微修正。Mont Blanc的鋼筆則用於寫信。撰寫謝卡或簡短的訊息,正式場合非常好用。LAMY的紅色鋼筆用於大幅修改圖稿或草稿,滑順的手感非常舒適。改稿基本上不是一件愉快的作業,為了讓心情輕鬆一點,因此用這種鋼筆,而不是普通的紅色原子筆。Sharpie的黑色麥克筆則是隨手打初稿時不可或缺的工具。雖然用得很粗魯,不過因為是非常普通的筆種,價格低廉,隨時換新也不會心痛。

這大概就是我的情況,倘若各位不知該如何選擇,請比較功能類似之物。道理跟公事包的整理相同,例如:自動鉛筆和鉛筆,紅色簽字筆和紅色原子筆,思考自己比較喜歡哪一種,再進行「更新」即可。

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文件或資料只保留最終版本

另一個麻煩則是文件和資料,這些東西比文具更容易增加。整理方式首先也是排除相同物品,保留一份。此外,企劃書等會不斷更新的文件,則只保留最終版本。可能的話,最好將資料數位化。

不但要減少現在進行式的文件,舊案件的資料也要在結案後立刻整理,決定該捨棄或保留。即使決定保留,仍必須先輕量化。我也會保留過去的簡報資料,不過只保留最終結果的資料,中間過程的文件則一律丟棄。

如果文具和文件以外的其他物品也不斷增加,要是一個一個檢討則沒完沒了。總之,請先將所有東西擺在桌面上,再將需要的東西收進桌子裡。請假設自己剛買新桌子,正開始準備新用品。絕對不能機械性地收拾眼前的東西,必須對想要的物品設定優先排序。若能這般謹慎挑選,必能輕鬆減少物品數量。

假如捨不得一次扔掉順位較低、塞不進固定位置的東西,就先統統收進瓦楞紙箱。訂下一個月或一年的期限,到期限為止都沒再用過就捨棄。根據我個人的經驗,使用機率微乎其微。何止如此,沒多久就忘記箱子裡究竟裝了些什麼。到頭來,就等於是不需要的東西。

萬一這樣東西還是無法全數收進抽屜裡,請另行準備櫃子等的收納家具,千萬不可堆在桌面。我的辦公桌沒有收納空間,因此在座位後方設置長型收納櫃。櫃子的多餘空間可充當臨時避難所我再詳細說明一下自己的辦公桌周圍吧。桌面只有蘋果的三十吋液晶螢幕、無線鍵盤、無線滑鼠、B&O的喇叭、電話,致力維護大型辦公桌的寬敞使用空間。

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座椅後面的櫃子則是出自瑞士的著名辦公家具USM。我相當喜歡這套名為Haller System的模組家具,總之非常簡單好用,尺寸和面板都能自行搭配。我在正面全部加上門板。換句話說,外觀呈現清爽的箱形,完全看不見內部的密閉狀態。

這是考量視覺作用的決定。人類的精神極易受視覺左右,視野裡的雜物一多,注意力不免渙散。即使自以為可以同時做很多事,終究只能一次做一件事。是故,我徹底排除視野裡的雜物,好讓自己專注於單一事項。

打開櫃子門板,內部物品一目瞭然。每個空間裡再設置抽屜箱,詳細設定物品的固定位置。同時按照前面所述,用後務必物歸原位。

此外,我也規畫了一個例外的自由空間,換言之就是「臨時」避難所。前面提及整理是與「暫且」的戰鬥,這裡的意思則稍有不同。並非指有該當分類位置,只是捨不得丟棄才擱置,而是讓一時不知該如何分類的東西暫時避難。例如跟工作沒有密切關係的樣本或雜誌,這些東西並非長期收納,充其量只是「暫且」的處置。短則兩、三天,長則一週。視情況丟棄,或是決定其固定位置後就取出,不會發生超量的問題。

因為工作繁忙,許多時候都沒辦法一一判斷,這時有自由空間就十分方便。既然不會因為不知該如何分類而堆在桌面,就能維持視野的清爽。是故,建議各位的收納空間不要塞太滿,利用多餘空間設置一個避難場所。這就像電腦的硬碟也是要有一點空間,處理速度才不會變慢。

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圖文提供=木馬文化《佐藤可士和の超整理術》

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